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La importancia de la reducción de costes

25 de abril de 2013

 

En el mundo de la gestión actualmente es tan importante saber ingresar como controlar los costes. En este artículo Ignacio Usera, gestor y docente en varios programas de postgrado, nos hace partícipes de la importancia en la reducción de gastos para la prestación del servicio.

 

Por: Ignacio Usera del Valle

Licenciado en CC. Actividad Física y del Deporte

Universidad Europea Madrid

Director de Instalaciones Deportivas

Assignia Concesiones

 

 

La prestación de un servicio deportivo siempre lleva asociado un coste. En función del tipo de servicio, la diversificación de dicho coste puede decantarse por una tendencia u otra.

 

Teniendo como referencia de la optimización en la gestión el EBITDA (EarningsBeforeInterest, Taxes, Depreciation, and Amortization), es importante recordar que dicho indicador aumenta más puntos porcentuales por cada euro de ahorro en costes que por cada euro de aumento en ingresos. No podemos olvidar que los ingresos son la base del negocio y que condicionan en gran medida la cantidad que se destina a gastos. Sin embargo, pese a que el modelo de negocio condiciona unos mayores o menores gastos en función del tipo de servicio, entre otras cosas, en cualquier proyecto un ahorro de costes a igualdad de servicios, se ve con buenos ojos llegando en algunos modelos de negocio, a ser la base de su funcionamiento.

 

COSTES DE EXPLOTACIÓN

 

Hablando de instalaciones deportivas, y refiriéndonos a los costes de explotación (olvidándonos de los costes financieros, amortizaciones, etc.), es un hecho que, gran parte de dicho gasto, se destina a los costes de personal, una parte muy importante a los consumos y un tercer grupo, con menor representatividad, podríamos llamarlo costes varios, en los que se incluiría costes de reparaciones, compras, servicios bancarios, seguros, mantenimientos legales, productos químicos y de limpieza, gastos en publicidad, etc.

 

Cada instalación tiene sus particularidades, pero el siguiente gráfico podría estimar la tendencia de una “instalación tipo” (Zona de Piscinas, Spa, Sala Fitness, 3 Salas de actividades dirigidas y 10 pistas de pádel).

 

 

 

Costes de personal

 

Los costes relacionados con el personal, una vez la instalación tiene optimizado este recurso, pese a ser el apartado más significativo, son probablemente, los menos variables(siempre que se llegue a un punto en que sea necesario un recorte drástico para la supervivencia de la empresa). Un buen ejercicio para calcular si el coste de personal está optimizado en la instalación es el siguiente: En primer lugar, debemos diferenciar entre personal fijo y personal variable.

  • El personal variable es aquel que ofrece un servicio en función de la demanda. Ejemplo: cursillos de natación o pádel. En este caso, debemos cerciorarnos de que todas las horas de los monitores son útiles; no debe haber horas sin curso, descansos innecesarios entre clases, clases con ratios de ocupación por debajo de los previstos, etc. Resulta fundamental dividir cada servicio en pequeños negocios, de manera que todos sean rentables: calcular el ingreso y coste de cada cursillo para saber cual es el umbral de rentabilidad (por ejemplo: 4 cursillistas para cubrir el coste de personal, climatización, etc. en determinado cursillo).
  • Personal fijo. Es aquel cuyo puesto de trabajo es necesario para el funcionamiento del centro. Suelen ser: recepcionistas, socorristas, técnicos de sala, etc. Se contabiliza el número de horas por puesto de trabajo (ejemplo: 3 recepcionistas a jornada completa son 120 horas), se divide entre el número de horas de apertura del dentro y se obtiene un ratio diferencial. Si el ratio es igual a 1, no es posible optimizar más, a no ser que una misma persona ocupe dos o más puestos de trabajo (en determinados negocios es factible), cuanto más se aleja del 1 menos optimizado está el puesto pero, evidentemente, en muchos casos es imprescindible que este ratio se aleje del óptimo. Por ejemplo: necesidad de apoyo en horarios masificados, modelo de gran esfuerzo comercial, etc.

Más allá de la optimización horaria, es decisión estratégica de la empresa determinados aspectos que condicionan el coste de personal:

  • Estructura salarial: A menor salario, menor coste, evidentemente. Hay que tener en cuenta el 32 – 34% de coste adicional en seguros sociales, así como un porcentaje de reserva para ILT (Incapacidad Laboral Transitoria), que dependerá de la zona geográfica, el salario y la política de gestión de bajas de la empresa y otro porcentaje para posibles despidos que, teniendo en cuenta la actual normativa debería estar entre el 4 y el 7% (máximo) del coste total.
  • Utilización de monitores “free lance” en lugar de personal en plantilla.
  • Contratación de autónomos o personal propio, etc. La contratación de personal autónomo supone para la empresa la eliminación de los costes de seguridad social aunque, como el trabajador se encarga de pagar este coste, se suele llegar a un acuerdo de manera que el salario por hora aumenta. Además, en ocasiones, no se precisa la indemnización en caso de romper la relación laboral.

 

Consumos

 

En el apartado consumos, hay un sin fin de posibilidades a la hora de reducir costes. En primer lugar, lo más importante para comenzar a tomar decisiones, es tener un conocimiento íntegro y riguroso de la instalación.

 

a)      El control como paso inicial:

 

En consumos relacionados con la energía (gas y electricidad), lo primero es diversificar lo máximo posible la información y estudiar cada detalle de manera que se obtenga un estudio lo más completo posible sin inversión económica en el mismo. El caso más precario es aquel en el que únicamente contamos con el contador general de la luz y del gas. Lo primero que debemos plantearnos es realizar una medición diaria (y a la misma hora) de los contadores. Una vez tengamos dicha medida, habrá que comprobar si existen diferencias significativas entre los días de la semana, relación directa entre los accesos contabilizados en el centro y el consumo del día, el registro de temperatura exterior, etc.

Un segundo paso es realizar un par de semanas un estudio más a fondo, tomando mediciones durante las 24h del día (o al menos las horas de apertura) para averiguar la relación de consumo de energía en función de la hora del día, la cantidad de usuarios por hora, la cantidad de luz natural, etc.

Si se cuenta con contadores parciales, se atenderá a todas las mediciones posibles, para poder detectar el porcentaje del gasto que suponen las diferentes áreas, máquinas, etc.

Una vez obtenidos los datos, se analizarán para comenzar a tomar decisiones.

 

b)      La eficiencia energética.

 

Los sistemas de iluminación eficiente, que recientemente están muy de moda, son muy útiles, pero requieren un estudio previo de rentabilidad que debe incluir, entre otros, estos puntos: tiempo de utilización, necesidades de iluminación en cada zona, costes financieros, garantía del producto, etc. Pese a que los proveedores nos bombardeen con las ventajas de estos productos, con un estudio detallado de cada instalación y, sin por ello dejar de usar estos equipos, se puede ahorrar mucho más con mucha menos inversión. Ejemplos son: sistemas de detección de presencia, sistemas crepusculares, sectorización de la iluminación, programación horaria, etc.

En lo que se refiere a climatización, la inversión inicial es determinante para el coste futuro; no obstante, con los equipos ya instalados, también se puede hacer mucho. Ejemplos claros podrían ser: optimización de la temperatura en cada sala y adaptación en función de la temperatura exterior, sectorización, instalación de vinilos anti-radiación, aprovechamiento de la ventilación natural en las épocas en las que es posible, estudio de pérdidas térmicas, etc.

 

 

LA REPERCUSIÓN DEL DISEÑO EN LOS COSTES DE EXPLOTACIÓN

 

El diseño inicial es, probablemente, el factor más determinante en la estructura de costes de la instalación. Un negocio puede convertirse en viable, o todo lo contrario, si el diseño es el adecuado o no lo es.

En el apartado de costes, el diseño puede influir, fundamentalmente, en la estructura de personal y en los costes de mantenimiento y consumos.

 

En el primer apartado, parece evidente que un centro que cuenta con, por ejemplo, un acceso diferente por cada zona de la instalación, necesite más personal de control de accesos y/o ventas. Existen claros ejemplos de instalaciones en funcionamiento que, por su diseño, se ven obligados a mantener 2, 3 o más “recepciones” para su apertura. El tamaño del centro también condicionará la cantidad de dinero que se dedique al mantenimiento, ya sea en personal propio o en subcontratas y reparaciones. Los espacios deportivos con los que cuente el centro son también determinantes para el futuro coste que genere la instalación, de forma que espacios como el Spa y la Piscina tienen un coste elevadísimo de inversión y mantenimiento mientras que una pista de pádel, tiene un coste de inversión y mantenimiento mucho menor.

 

En lo referente a mantenimiento y consumos, el diseño de la instalación afecta enormemente. La decisión de un sistema u otro de climatización influye enormemente en su posterior consumo. Se ha avanzado mucho en los últimos 3 – 6 años en lo que se refiere a optimización energética en climatización. Actualmente existen sistemas más económicos en su instalación que consumen entre un 30 y un 50% menos que los sistemas tradicionales. Es básico asesorarse con varios profesionales antes de acometer la inversión.

 

El volumen de aire o agua a climatizar es un factor determinante también para el posterior coste. El ejemplo más claro es el de dos piscinas con la misma superficie de nado pero con diferente profundidad. Tendrá mucho mayor coste la más profunda: consumo energético, agua, productos químicos, etc. También una sala de actividades con un techo excesivamente alto será más costosa de climatizar que una con un techo adecuado.

 

Por último, y recordando la famosa frase de “Lo barato sale caro”, me atrevo a cuestionarla y, a la vez, constatarla. Analizar cada caso es la clave para acertar en las decisiones que se toman. Un proveedor de productos químicos te puede hacer un 10% de descuento sobre el precio que tienes pero, si no analizas bien lo que compras, puede estar vendiéndote un producto más diluido de manera que vas a gastar más. Por el contrario, con la negociación constante con proveedores, unificación de compras, etc. se puede llegar a mejores precios con la misma calidad. Lo importante es analizar cada detalle para no tomar decisiones erróneas.

Refiriéndome también a esta frase, la constato enormemente haciendo referencia a la premura de las decisiones. El hecho de ahorrar en una pequeña reparación y realizarla mal o de posponer la decisión, puede provocar que el pequeño problema detectado, se convierta en una mayor avería por lo que aunque a priori parezca un gasto extra, es fundamental gastar a tiempo para no llegar a la situación de tener que gastar más.

 

Como conclusión en la gestión del gasto, ahondaría sobre la idea de que el estudio pormenorizado de cada mínimo apartado, circunstancia, servicio, etc. consiguen el gran resultado de la optimización de costes.

 

Publicado por:

Comunicacion SPDG